Talepler ve Satınalma

Ne işe yarar

TurbineDoc’ta iki ayrı talep akışı vardır ve ikisi de aynı mantıkla çalışır: bir kişi talep oluşturur, yetkili kişi onaylar veya reddeder. Birincisi Talepler (personel talebi); sahadaki ya da ofisteki bir çalışanın yöneticisine ilettiği serbest metinli isteklerdir (örneğin izin isteği, vardiya değişikliği, bir konunun yöneticiye iletilmesi). İkincisi Satın Alma Talepleri; sahada eksik olan bir malzemenin, yedek parçanın veya hizmetin tahmini maliyetiyle birlikte talep edilmesidir. Her ikisi de hem mobil uygulamada hem de web portalda kullanılabilir.

Akışın özü saha–ofis bütünlüğüdür. Sahadaki teknisyen veya takım lideri ihtiyacı yerinde, telefonundan kayda geçirir; talep anında ilgili yöneticilere düşer ve onlar ofisten (web portal) ya da kendi telefonundan inceleyip karar verir. Satın alma talebi oluşturulduğunda Proje Müdürü ve Yöneticilere otomatik bildirim gider; karar verildiğinde de talep sahibine “onaylandı / reddedildi” bildirimi döner. Böylece kimsenin telefonla peşinden koşmasına gerek kalmadan ihtiyaç, kayıt altına alınmış ve takip edilebilir bir sürece dönüşür.

Üçüncü ve yalnızca web portalda bulunan parça Satın Alma Emri’dir. Bu, onaylanmış bir alımı resmi bir forma döken belgedir: form numarası, proje kodu, talep eden ekip, kalem kalem mal/hizmet listesi, birim fiyat ve miktarlar, alınan fiyat teklifleri ve genel toplam. Satın alma emri hazırlandığında yazdırılabilir, imza alanlı bir form olarak çıktısı alınabilir; onaylandığında ise ön muhasebe tarafına otomatik aktarılır.

Kısaca: günlük “şuna ihtiyacımız var” istekleri için Talepler ve Satın Alma Talepleri (mobil + web), resmi alım belgesi için ise Satın Alma Emri (yalnız web).

Temel kavramlar

• Talep (Personel talebi): Bir çalışanın yöneticisine ilettiği başlıklı, açıklamalı istek. Yalnızca Başlık zorunludur; açıklama isteğe bağlıdır.
• Satın Alma Talebi: Bir saha için malzeme/hizmet isteği. Başlık ve Saha zorunludur; açıklama, kategori, tahmini maliyet ve para birimi isteğe bağlıdır.
• Satın Alma Emri: Onaylanmış alımın kalem kalem dökümünü içeren resmi form. Yalnız web portalda oluşturulur ve yazdırılır.
• Durumlar:
  • Beklemede (PENDING): Henüz incelenmemiş, karar bekliyor.
  • Onaylandı (APPROVED): Yetkili kişi kabul etti.
  • Reddedildi (REJECTED): Yetkili kişi reddetti.
  • Tamamlandı (COMPLETED): Yalnız personel taleplerinde vardır; onaylanmış bir talep iş bitince “tamamlandı” olarak kapatılır.
  • Satın alma emirlerinde ayrıca Taslak (DRAFT) durumu da görülebilir.
• İnceleme notu: Onay veya red sırasında karara eklenen kısa açıklama. Talep sahibi bu notu kartında görür.
• Talep eden / İnceleyen: Talebi oluşturan kişi ile kararı veren yetkili. Yöneticiler listede talep sahibinin adını da görür.
• Para birimi: Satın alma talebi ve emrinde TRY, USD, EUR veya GBP seçilebilir. Raporlardaki toplamlar farklı para birimleri için ayrı satırlarda gösterilir; karıştırılıp tek sayıya indirgenmez.
• Kim onaylar:
  • Personel talepleri: Saha Müdürü, İSG, Takım Lideri, Proje Müdürü ve Yönetici onaylayabilir/reddedebilir; onaylanmışları tamamlayabilir.
  • Satın alma talepleri ve emirleri: Yalnız Proje Müdürü ve Yönetici onaylayabilir/reddedebilir.
• Bildirim: Yeni satın alma talebi açıldığında onaylayıcılara, karar verildiğinde talep sahibine otomatik bildirim gönderilir.

Adım adım kullanım

Talep (personel talebi) oluşturma

Mobilde (saha)

1. Talepler ekranını açın.
2. Sağ üstteki + simgesine ya da listedeki yüzen + (artı) butonuna dokunun.
3. Açılan formda Başlık yazın (zorunlu) ve gerekirse Açıklama ekleyin.
4. Gönder butonuna dokunun. Talep “Beklemede” durumuyla listenize düşer.

Web portalda (ofis)

1. Sol menüden Talepler sayfasına girin.
2. Sağ üstteki Yeni Talep butonuna tıklayın (bu buton yalnız yönetici olmayan kullanıcılarda görünür; çünkü inceleyiciler talep açmaz, gelen talepleri yönetir).
3. Başlık (zorunlu) ve isteğe bağlı Açıklama girin.
4. Gönder’e tıklayın.

Talep inceleme (onay / red / tamamlama)

Bu adımlar yalnız yetkili rollerde görünür (Saha Müdürü, İSG, Takım Lideri, Proje Müdürü, Yönetici).

Web portalda (ofis)

1. Talepler sayfasında üstteki sekmelerle duruma göre süzün: Tümü / Beklemede / Onaylandı / Reddedildi / Tamamlandı. Her sekmenin yanındaki rakam o durumdaki talep sayısını gösterir.
2. “Beklemede” durumundaki bir talebin kartında Onayla ve Reddet butonları çıkar.
3. Onayla veya Reddet’e tıklayın; açılan pencerede isteğe bağlı bir not yazıp işlemi onaylayın.
4. Onaylanan bir talep “Onaylandı” durumuna geçer ve kartında Tamamla butonu belirir. İş bitince Tamamla’ya tıklayıp talebi kapatın.

Not: Mobil uygulamadaki Talepler ekranı talep oluşturma ve durum takibi içindir; onay/red işlemleri web portalda yapılır.

Satın alma talebi oluşturma

Mobilde (saha)

1. Satın Alma Talepleri ekranını açın.
2. + simgesine veya yüzen + butonuna dokunun.
3. Formu doldurun:
   • Başlık (zorunlu)
   • Açıklama (isteğe bağlı)
   • Kategori (isteğe bağlı; örneğin “yedek parça”, “sarf malzeme”)
   • Tahmini Maliyet ve hemen yanından para birimi (TRY / USD / EUR / GBP)
   • Saha (zorunlu) — yatay listeden ilgili sahayı seçin. Yalnız üyesi olduğunuz sahalara talep açabilirsiniz.
4. Kaydet’e dokunun. Talep “Beklemede” olarak listelenir ve onaylayıcılara bildirim gider.

Kendi açtığınız ve hâlâ Beklemede olan bir talebi kartındaki Sil butonuyla kaldırabilirsiniz. Onaylanmış veya reddedilmiş talepler silinemez.

Web portalda (ofis)

1. Sol menüden Satın Alma Talepleri sayfasına girin.
2. Sağ üstte Yeni Talep’e tıklayın.
3. Saha (zorunlu) ve Başlık (zorunlu) ile birlikte açıklama, kategori, tahmini maliyet ve para birimini girin.
4. Gönder’e tıklayın.
5. Liste üstündeki durum sekmeleri ve sağdaki saha açılır menüsüyle talepleri süzebilirsiniz.

Satın alma talebi inceleme (onay / red)

Yalnız Proje Müdürü ve Yönetici rollerinde görünür. Hem mobil hem web portalda yapılabilir.

Mobilde (saha)

1. Satın Alma Talepleri ekranında “Beklemede” bir talebin kartında Onayla / Reddet butonları görünür.
2. Birine dokunun; açılan pencerede talebin özeti (tutar, saha) görünür. İsterseniz bir inceleme notu yazın.
3. Onayla veya Reddet ile kararı verin. Karar talep sahibine bildirim olarak gider.

Web portalda (ofis)

1. Satın Alma Talepleri sayfasında “Beklemede” bir talebin kartındaki Onayla / Reddet butonlarını kullanın.
2. Açılan pencerede isteğe bağlı not yazıp işlemi tamamlayın.
3. Yalnız web portalda Genel Bakış sekmesi vardır: toplam/bekleyen/onaylanan/reddedilen talep sayıları, onaylanmış taleplerin para birimi bazında toplam maliyeti ve sahaya göre dağılım buradan görülür. (Mobilde aynı özet Rapor sekmesinde gösterilir.)

Satın alma emri (yalnız web portal)

Satın alma emri oluşturma, yazdırma ve onaylama yalnızca web portalda yapılır; mobilde yoktur.

1. Satın Alma Talepleri sayfasında üst sekmelerden Satın Alma Emirleri’ne geçin.
2. Sağ üstte Yeni Emir’e tıklayın.
3. Formu doldurun:
   • Form No (boş bırakırsanız otomatik üretilir), Saha, Proje Kodu, Talep Eden Ekip ve para birimi (isteğe bağlı alanlar).
   • Kalemler: En az bir kalem zorunludur. Her kalem için açıklama, birim fiyat ve miktar girin; satır toplamı otomatik hesaplanır.
   • Fiyat Teklifleri (teklif veren firmalar): İsteğe bağlı olarak firma adı, teklif tutarı ve not ekleyebilirsiniz.
   • Açıklamalar / Notlar (isteğe bağlı).
4. Gönder’e tıklayın. Emir “Beklemede” durumunda oluşturulur.
5. Listede bir emrin başlığına tıklayarak kartı genişletin; kalem tablosunu, bilgi şeridini ve toplamı görün.
6. Yazdır ile emrin resmi, imza alanlı (Hazırlayan / Kontrol Eden / Onaylayan) A4 çıktısını alın. Şirket adı ve logosu üst kısımda otomatik yer alır.
7. Onayla / Reddet: Proje Müdürü veya Yönetici, beklemedeki bir emri onaylayabilir veya reddedebilir; isteğe bağlı not eklenir. Bir emir onaylandığında, kalem toplamı tutarıyla birlikte ön muhasebe tarafına otomatik aktarılır.
8. Rapor alt sekmesinden (yalnız Proje Müdürü/Yönetici) emirlerin durum sayıları, para birimi bazında toplam tutar ve sahaya göre dağılımı görülür.

İpuçları ve sık sorulanlar

• Bu ekranlar çevrimdışı çalışmaz. Görevler ve puantaj gibi modüllerin aksine, Talepler ve Satın Alma Talepleri ekranları talep oluşturmak ve listelemek için aktif internet bağlantısı gerektirir. Saha sinyali kopmuşsa talep gönderilemez; bağlantı gelince tekrar deneyin. İhtiyacı kayda almak için bağlantı kurana kadar bekleyin veya bir bağlantı noktasına ulaşın.
• Hangi iş nerede yapılır? Personel talebi ve satın alma talebi oluşturma her iki platformda da yapılır. Personel taleplerini onaylama/red/tamamlama web portalda yapılır. Satın alma taleplerini onaylama/red hem mobilde hem webde yapılabilir. Satın alma emirleri yalnız web portaldadır (oluşturma, yazdırma, onay).
• “Yeni Talep butonunu göremiyorum.” Web Talepler sayfasında bu buton yalnız yönetici olmayan kullanıcılara gösterilir; çünkü inceleyici roller gelen talepleri yönetir, kendileri açmaz.
• “Onayla/Reddet butonu çıkmıyor.” Bu butonlar yalnız yetkili rollerde ve yalnız Beklemede durumundaki kayıtlarda görünür. Onaylanmış/reddedilmiş bir kayıt yeniden işlenemez.
• Satın alma talebinde saha seçemiyorum. Yalnız üyesi olduğunuz sahalara talep açabilirsiniz. Listede saha görünmüyorsa, sahaya eklenmeniz gerekir.
• Tahmini maliyet ve para birimi. Maliyet negatif olamaz ve en fazla iki ondalık basamak girebilirsiniz. Para birimi yalnız TRY, USD, EUR, GBP olabilir. Raporlarda farklı para birimleri ayrı satırlarda toplanır; bu yüzden farklı kurlardaki tutarlar birbirine karışmaz.
• Sadece bekleyen talepler silinebilir. Satın alma talebinde silme yalnızca kendi açtığınız ve hâlâ “Beklemede” olan talepler içindir. Onaylanmış veya reddedilmiş kayıtlar finansal bütünlük için silinemez.
• Form No otomatik gelir. Satın alma emrinde form numarasını boş bırakırsanız sistem yıl-ay temelli bir numara üretir. Kendi numaranızı vermek isterseniz alana yazın.
• Yazdırmadan önce. Satın alma emri çıktısında şirket adı ve logosu üstte görünür; logonuz kurum ayarlarında tanımlıysa otomatik gelir. Emri yazdırmak için önce kartı genişletin, sonra Yazdır’a tıklayın.
• Bildirimler. Yeni bir satın alma talebi geldiğinde onaylayıcılar bildirim alır; karar verildiğinde talep sahibine bildirim gider. Bildirim gelmiyorsa uygulama bildirim izinlerinizi kontrol edin.