Ekipman Zimmet ve Muayene — TurbineDoc Kullanım Rehberi

Ne işe yarar

Bu modül, sahada kullanılan tüm ekipmanların (el aletleri, ölçü cihazları, kişisel koruyucu donanım, takım setleri vb.) nerede ve kimde olduğunu kayıt altında tutar. Bir matkabın depoda mı durduğunu, hangi teknisyene zimmetlendiğini, hangi sahaya gönderildiğini ya da bakımda mı olduğunu tek bir listeden görürsünüz. Böylece “bu cihaz kimde?” sorusu telefon trafiği yaratmadan ekrandan yanıtlanır.

İkinci ana işi muayene/kalibrasyon takibidir. Ölçü ve test cihazlarının son kalibrasyon ve bir sonraki kalibrasyon tarihleri kaydedilir; uygulama kalan günü otomatik hesaplar ve süresi yaklaşan ya da geçmiş cihazları renkli uyarılarla öne çıkarır. Cihaza ait kalibrasyon/uygunluk sertifikalarını (PDF veya fotoğraf) ekleyebilir, denetimde kolayca gösterebilirsiniz.

Modül hem mobil uygulamada (sahada) hem web portalda (ofiste) çalışır ve aynı veriyi paylaşır. Yönetici rolündeki kişiler (ADMIN, Proje Müdürü, Saha Müdürü, İSG) ekipman oluşturma, düzenleme, zimmet verme/iade alma, bakıma alma ve sertifika yükleme gibi tüm işlemleri yapabilir. Diğer kullanıcılar (Teknisyen, Takım Lideri, Kullanıcı) yalnızca kendi üzerlerine zimmetli ekipmanları görür; salt görüntüleme yaparlar.

Sahada internet kopabildiği için mobil uygulama çevrimdışı çalışacak biçimde tasarlanmıştır: ekipman oluşturma/düzenleme, zimmet verme, iade alma ve bakım işlemleri çevrimdışıyken cihazda kaydedilir, bağlantı gelince otomatik sunucuya gönderilir. (Sertifika ve fotoğraflı muayene gönderimleri ise internet gerektirir; bunlara aşağıda değinilir.)

Temel kavramlar

Ekipman: Takip edilen tek bir varlık veya stok kalemi. Ad, açıklama, kategori, seri no (SN), birim ve toplam miktar bilgisi taşır.
Durum: Ekipmanın bulunduğu yer. Dört durum vardır:
- Depo (WAREHOUSE): Kimseye/sahaya verilmemiş, depoda hazır.
- Zimmetli (ASSIGNED): Bir kişiye teslim edilmiş.
- Sahada (SITE): Bir sahaya zimmetlenmiş.
- Bakımda (MAINTENANCE): Bakım/onarımda; kullanım dışı.
Zimmet (devir-teslim): Ekipmanın bir kişiye veya sahaya teslim edilmesi. Her işlem, geçmiş kaydına (devir-teslim geçmişi) yazılır.
İade: Zimmetli ekipmanın depoya geri alınması. Tek bir kişiden veya tüm zimmetlerden iade yapılabilir.
Kategori: Ekipmanı gruplamak için serbest etiket (ör. “El Aletleri”, “KKD”, “Ölçü Cihazları”). Listeler kategoriye göre gruplanır.
Birim ve toplam miktar: Birim ADET, SET, KG, LITRE, METRE, PAKET, KUTU veya TAKIM olabilir. Toplam miktar 1’den büyük olduğunda ekipman parçalı (çoklu) zimmet olarak ele alınır: aynı kalemden farklı kişilere ayrı ayrı, miktar belirterek zimmet verebilirsiniz. Uygulama o anda “uygun (boştaki)” miktarı (örn. 5/10) gösterir.
Kalibrasyon (muayene) takibi: Son kalibrasyon ve sonraki kalibrasyon tarihleri. Uygulama, sonraki tarihe kalan günü hesaplar; 30 gün ve altı sarı, geçmiş kırmızı uyarı verir.
Sertifika: Ekipmana eklenen kalibrasyon/uygunluk belgesi (PDF veya fotoğraf). Kim, ne zaman yükledi bilgisiyle saklanır.
Devir-teslim geçmişi: Bir ekipmanın tüm zimmet/iade/bakım hareketlerinin tarih ve kişi bazlı kaydı.

Adım adım kullanım

Ekipman kaydı oluşturma

Yeni bir ekipman kaydını hem mobilde hem web portalda yöneticiler ekleyebilir.

Mobilde (saha)

Ekipman listesinde sağ üstteki artı (+) simgesine dokunun.
Açılan formda Ad alanını doldurun (zorunlu). İsterseniz seri no, açıklama girin.
Durum seçin (Depo / Zimmetli / Bakımda).
Birim seçin ve Toplam Miktar girin. Birden fazla adet takip etmek istiyorsanız miktarı 1’den büyük verin (parçalı zimmet için).
Gerekiyorsa Son kalibrasyon ve Sonraki kalibrasyon tarihlerini takvimden seçin. Sonraki tarih, son tarihten önce olamaz.
Kaydet’e dokunun. Çevrimdışıysanız kayıt cihaza alınır ve “kuyruğa eklendi” uyarısı gösterilir; bağlantı gelince otomatik gönderilir.

Web portalda (ofis)

Ekipman sayfasında sağ üstteki Ekle düğmesine tıklayın.
Açılan formda ad (zorunlu), seri no, açıklama, kategori, birim, toplam miktar ve kalibrasyon tarihlerini girin.
İsterseniz form içinde sertifika dosyalarını da seçip kayıtla birlikte yükleyebilirsiniz.
Kaydet’e tıklayın.

Çok sayıda ekipmanı tek seferde eklemek için web portalda Şablon İndir ile Excel şablonunu indirin, satırları doldurun, ardından Excel’den İçe Aktar ile yükleyin. Yükleme öncesi her satır kontrol edilir; hatalı satırlar nedenleriyle gösterilir, geçerli olanlar toplu olarak oluşturulur.

Ekipman bulma ve filtreleme

Her iki platformda da liste, kategorilere göre gruplanmış olarak gelir ve şu araçları sunar:

Arama: Ad, seri no veya zimmetli kişi/saha adına göre arayın.
Hızlı filtreler: “Süresi yaklaşan”, “Süresi geçmiş”, “Depo”, “Zimmetli”, “Sahada”, “Bakımda” gibi etiketlerle hızlı süzün.
Sıralama: En yeni, kalibrasyona göre veya A→Z.
Gelişmiş filtre (huni/ayar simgesi): Kalibrasyona kalan gün eşiği ve kategori seçimiyle daraltın. (Web portalda ayrıca kişiye göre filtre vardır.)
Bir satıra dokunarak/tıklayarak detay ekranını açın.

Zimmet verme (devir-teslim)

Zimmet işlemleri yöneticiler tarafından yapılır.

Mobilde (saha)

Ekipman detayında İşlemler altından Zimmetle düğmesine dokunun.
Açılan pencerede Kişi veya Saha sekmesini seçin.
Arama kutusundan kişiyi/sahayı bulun. İsterseniz teslim notu yazın.
Parçalı (çoklu adet) ekipmanda kişiye verirken miktar girin; uygulama uygun stoğu aşan değeri reddeder.
Kişiye/sahaya dokunarak zimmeti tamamlayın. Çevrimdışıysanız işlem kuyruğa alınır, bağlantı gelince gönderilir.

Web portalda (ofis)

Ekipman satırındaki zimmet (kişi ekleme) eylemini ya da detayını kullanın.
Kişi veya Saha modunu seçin, hedefi arayıp seçin, not ve gerekiyorsa miktar girin.
Onaylayın. Liste ve durum anında güncellenir.

İade alma

Zimmetli veya sahada olan ekipmanın detayında İade Et (veya çoklu zimmette Tümünü İade Al) düğmesini kullanın.
İsteğe bağlı iade notu girin.
Parçalı zimmette birden çok kişi varsa, açılan listeden yalnızca seçtiğiniz kişiden iade alabilir ya da hepsini birden iade edebilirsiniz. (Mobilde aktif zimmet listesindeki her kişinin yanında ayrı İade düğmesi vardır.)
Onaylayın; ekipman depoya döner ve hareket, geçmişe yazılır.

Bakıma alma ve bakıştan çıkarma

Detay ekranında Bakıma Gönder ile ekipmanı bakım durumuna alın (onay istenir).
Bakım bitince aynı ekrandan Bakımı Bitir ile depoya geri alın.
Bu işlemler de geçmişe kaydedilir ve çevrimdışıyken kuyruğa alınabilir.

Muayene / kalibrasyon takibi ve sertifika yükleme

Ekipman detayında Kalibrasyon bölümü, son ve sonraki kalibrasyon tarihlerini ve kalan günü gösterir; süresi yaklaşan/geçmiş cihazlar renkle uyarılır.
Tarihleri güncellemek için ekipmanı düzenleyin ve kalibrasyon tarihlerini değiştirin.
Sertifika eklemek için: Detaydaki Sertifikalar bölümünde yükleme (bulut/yukarı ok) simgesine dokunun/tıklayın, PDF veya fotoğraf seçin. Yüklenen belge listede adı, yükleyen kişi ve tarihle görünür; üstüne dokununca açılır.
Bir sertifikayı silmek için yanındaki çöp kutusu simgesini kullanın (onay istenir).

Not: Sertifika yükleme internet bağlantısı gerektirir; çevrimdışıyken kuyruğa alınmaz. Bağlantı varken yapın.

Genel Bakış (yalnızca web portal)

Web portalda, ekipman sayfasının üstündeki Genel Bakış bağlantısı özet bir panoya götürür. Burada toplam adet, depodaki/zimmetli/sahadaki/bakımdaki sayılar, süresi yaklaşan ve geçmiş kalibrasyon sayıları ile kategori bazlı risk sıralaması yer alır. Ofis ekibi, hangi kategorinin kalibrasyon açısından riskli olduğunu bu ekrandan görür.

Excel’e aktarma (yalnızca web portal)

Yöneticiler, listedeki ekipmanları Excel’e Aktar ile indirebilir. Dosya iki sayfadan oluşur: bir özet (ad, seri no, kategori, durum, miktarlar, kalibrasyon tarihleri) ve bir zimmet detayı (kişi başına satır). Denetim ve raporlama için kullanışlıdır.

İpuçları ve sık sorulanlar

“Bu ekipman bende neden görünmüyor?” Yönetici değilseniz, listede yalnızca size zimmetli ekipmanlar görünür. Bir cihaz sizde değilse listede de çıkmaz. Tüm envanteri görmek yönetici rollerine (ADMIN, Proje Müdürü, Saha Müdürü, İSG) özeldir.
Düğmeleri göremiyorum (zimmet, düzenle, sil yok): Bu işlemler yöneticilere açıktır. Yetkiniz yoksa düğmeler görünmez; bir işlem denerseniz yetki reddi mesajı alabilirsiniz.
Parçalı (çoklu) zimmette miktar: Toplam miktar 1’den büyükse her zimmette adet sorulur. Uygulama uygun stoğun (örn. 5/10) üzerinde adet vermeye izin vermez. Kişi başına farklı miktarlar verebilir, ayrı ayrı iade alabilirsiniz.
Tarihler: Sonraki kalibrasyon tarihi, son kalibrasyondan önce olamaz; mobil form bunu uyarır. Tarih biçimi GG.AA.YYYY olarak gösterilir, kayıt için takvimden seçmeniz yeterlidir.
Çevrimdışı çalışma: Sahada bağlantı yoksa oluşturma/düzenleme, zimmet, iade ve bakım işlemleri cihazda saklanır ve “kuyruğa eklendi” bilgisi verilir. Ekranda değişiklik hemen görünür; bağlantı gelince otomatik senkronize olur. Sertifika yüklemeyi ise internet varken yapın.
Toplu içe aktarımda hatalı satırlar: Excel’den içe aktarırken ad boşsa, birim listede yoksa, miktar sıfır/geçersizse veya tarih çözülemezse o satır işaretlenir ve aktarılmaz; geçerli satırlar yine de oluşturulur. Şablondaki birim ve tarih (YYYY-MM-DD) biçimlerine uyun.
Kategori birleştirme (web): Aynı işi gören iki kategori farklı yazılmışsa (ör. “El Aleti” / “El Aletleri”), web portaldaki birleştirme aracıyla hepsini tek kategoriye taşıyabilirsiniz.
Sertifikayı kim açabilir: Yüklenen sertifikalar herkesin görebildiği detay ekranında listelenir; silme yalnızca yöneticilere açıktır.
Kayıt değiştikten sonra ekran güncel mi? Detaydan geri döndüğünüzde liste sessizce yenilenir; mobilde aşağı çekerek de elle yenileyebilirsiniz.