Başlangıç: Giriş, Roller ve Çevrimdışı Çalışma — TurbineDoc Kullanım Rehberi

Ne işe yarar

TurbineDoc, rüzgâr enerjisi sahalarındaki günlük operasyonu tek bir yerde toplayan bir saha yönetim yazılımıdır. İki yüzü vardır ve bu kılavuzun en başında bu ayrımı kavramak önemlidir:

Mobil uygulama (saha): Türbinin dibindeki teknisyenin, takım liderinin ve saha ekibinin elindeki araçtır. Görev takibi, kalite kayıtları, evrak görüntüleme, puantaj ve satın alma talebi gibi işler sahada, çoğu zaman zayıf veya hiç internet olmayan ortamlarda buradan yapılır.
Web portal (ofis): Ofisteki yöneticinin tarayıcıdan açtığı paneldir. Ekip kurmak, kullanıcı davet etmek, saha açmak, raporlara ve onaylara bakmak gibi yönetim işleri burada daha rahat yürür.

TurbineDoc’un asıl değeri bu iki tarafın aynı veriyle çalışmasıdır: Sahada mobilden girilen bir kayıt, ofisteki web portalda görünür; ofiste yapılan bir tanım (saha, kullanıcı, davet) sahadaki uygulamada karşımıza çıkar. İki uygulama da aynı hesabı ve aynı organizasyonu paylaşır.

Bu bölüm, herhangi bir işe başlamadan önce öğrenmeniz gereken temelleri anlatır: hesabınıza nasıl girersiniz, size gelen daveti nasıl kabul edersiniz, şifrenizi unutursanız ne yaparsınız, rolünüz size ne yetki verir ve sahada internet kesilince uygulama nasıl davranır.

Mobil uygulamayı sahadaki herkes (teknisyenden yöneticiye) kullanır. Web portalı ağırlıklı olarak yöneticiler ve ofis ekibi kullanır. Aynı kişi her ikisine de aynı e-posta ve şifreyle girebilir.

Temel kavramlar

Organizasyon: Şirketinizin TurbineDoc içindeki alanı. Tüm sahalar, türbinler, kullanıcılar ve kayıtlar bir organizasyona bağlıdır. Bir kullanıcı yalnızca kendi organizasyonunun verisini görür.
Hesap (kullanıcı): Sizi temsil eden e-posta + şifre. Aynı hesap hem mobilde hem webde geçerlidir.
Rol: Hesabınızın yetki seviyesi. Hangi işleri yapabileceğinizi belirler (aşağıda 7 rol açıklanıyor).
Davet: Yöneticinin sizi organizasyona eklemek için gönderdiği bağlantı. Daveti kabul edip şifrenizi belirleyince hesabınız aktifleşir.
Şifre sıfırlama: Şifrenizi unuttuğunuzda e-postanıza gelen 6 haneli doğrulama kodu ile yeni şifre belirleme akışı.
Çevrimdışı-önce (offline-first): Mobil uygulamanın temel çalışma mantığı. Yaptığınız işlem önce telefonun içine kaydedilir; internet varsa hemen, yoksa bağlantı gelince sunucuya gönderilir.
Senkronizasyon (sync): Telefondaki bekleyen kayıtların sunucuya, sunucudaki güncel verinin telefona aktarılması.
Bağlantı durumu: Giriş ekranında ve bazı ekranlarda görünen Çevrimiçi / Çevrimdışı göstergesi. Hem cihazın internetini hem de sunucuya erişimi kontrol eder.
Genel arama: Mobilde görevler, kalite kayıtları ve dökümanlar içinde tek kutudan yapılan tam metin arama.
Organizasyonsuz kullanıcı: Henüz bir organizasyona bağlı olmayan hesap. Giriş yapınca normal ana ekran yerine bir karşılama geçidi görür.

Adım adım kullanım

Giriş yapma

Mobilde (saha)

Uygulamayı açın; Giriş ekranı gelir. Üstte bağlantı durumu (Çevrimiçi / Çevrimdışı) yazar.
E-posta veya kullanıcı kimliği ile Şifre alanlarını doldurun. Şifre alanındaki göz simgesiyle şifrenizi görünür yapabilirsiniz.
Giriş yap düğmesine dokunun. Giriş, yalnızca cihaz internete ve sunucuya erişebiliyorken çalışır; çevrimdışıyken giriş düğmesi pasif olur ve bağlantı uyarısı gösterilir.
Hesabınız bir organizasyona bağlıysa doğrudan ana ekrana gelirsiniz. Organizasyonunuz yoksa karşılama geçidine yönlendirilirsiniz (aşağıya bakın).
E-postanız henüz doğrulanmamışsa uygulama sizi doğrulama ekranına yönlendirir.

Web portalda (ofis)

Portal adresini tarayıcıda açın; Giriş ekranı gelir. Üstte sunucu erişimine göre Çevrimiçi / Çevrimdışı rozeti görünür.
E-posta ve Şifre alanlarını doldurun (şifreyi göz simgesiyle görünür yapabilirsiniz) ve Giriş Yap’a tıklayın.
Çok sayıda hatalı denemeden sonra sistem sizi bir süre bekletebilir; bu durumda bekleme süresini içeren bir uyarı görürsünüz.
Organizasyonu olan kullanıcı panele (dashboard), organizasyonsuz kullanıcı karşılama ekranına yönlendirilir.

Karşılama geçidi (organizasyona bağlı değilseniz)

Yeni kayıt olduysanız ama henüz bir şirkete (organizasyona) bağlı değilseniz, mobil uygulamada bir karşılama ekranı çıkar. Burada üç yol vardır:

Şirketini oluştur: Kendi organizasyonunuzu kurarsınız. Bunun için kurumsal e-posta gerekir; gmail/hotmail gibi kişisel adresler şirket kurarken kabul edilmez.
Davet bekle: Sizi bir şirkete eklemesi için yöneticinizin davet göndermesini beklersiniz.
Örnek verilerle keşfet (demo): Gerçek veri girmeden uygulamayı tanımak için demo moduna girersiniz.

Daveti kabul etme

Yönetici sizi web portaldan organizasyona davet ettiğinde, e-postanıza bir davet bağlantısı gelir. Bu bağlantıyı açınca şifrenizi belirleyip hesabınızı aktifleştirirsiniz.

Mobilde (saha)

E-postadaki davet bağlantısını açın; uygulamadaki Daveti kabul et ekranı gelir. Davet geçerliyse hangi organizasyona davet edildiğiniz kart üzerinde gösterilir.
Şifre ve Şifre tekrar alanlarını doldurun. Ekranda şifre kuralları canlı olarak işaretlenir: en az 8 karakter, bir büyük harf, bir küçük harf, bir rakam, bir özel karakter ve iki alanın eşleşmesi.
EULA (Son Kullanıcı Lisans Sözleşmesi) ve Gizlilik Politikası kutucuğunu işaretleyin. Bağlantılara dokunarak metinleri okuyabilirsiniz.
Tüm kurallar sağlanıp kutucuk işaretlenince Hesabı aktifleştir düğmesi etkinleşir. Dokunun; başarı mesajından sonra Giriş ekranına yönlendirilirsiniz.
Bağlantı geçersiz veya eksikse (token yoksa) ekran sizi uyarır ve girişe yönlendirir.

Web portalda (ofis)

E-postadaki davet bağlantısını tarayıcıda açın; Daveti Kabul Et sayfası gelir.
Şifre ve Şifre Tekrar girin. Şifre gücü göstergesi her kuralı (8 karakter, büyük/küçük harf, rakam, özel karakter, eşleşme) yeşil onayla gösterir.
EULA ve Gizlilik Politikası kutusunu işaretleyin (kutuya tıklayarak kabul edilir).
Hesabı Aktifleştir’e tıklayın. Başarılı olduğunda “Hesabınız Aktifleştirildi” ekranı çıkar; Giriş Yap ile giriş yapabilirsiniz.

Token (davet bağlantısındaki kimlik) eksikse sayfa “Geçersiz davet bağlantısı” uyarısı verir. Bu durumda yöneticinizden yeni davet isteyin.

Şifre sıfırlama (şifrenizi unuttuysanız)

Mobilde (saha)

Giriş ekranında şifre alanının yanındaki Şifremi unuttum’a dokunun.
Açılan ekrana e-posta adresinizi yazın ve Kod gönder’e dokunun.
Kod gönderildi mesajından sonra şifre sıfırlama ekranına geçer, e-postanıza gelen 6 haneli kodu ve yeni şifrenizi girersiniz.

Web portalda (ofis)

Giriş sayfasında Şifremi unuttum bağlantısına gidin ve e-postanıza kod isteyin.
Şifre Sıfırlama sayfasında e-postanıza gelen 6 haneli doğrulama kodunu kutucuklara girin (kodu kopyalayıp yapıştırabilirsiniz).
Yeni şifre ve şifre tekrar alanlarını doldurun; iki alan eşleşmezse uyarı görürsünüz.
Gönderdiğinizde işlem başarılıysa kısa süre sonra otomatik olarak giriş sayfasına dönersiniz.

Güvenlik için, e-posta sistemde kayıtlı olsun ya da olmasın benzer bir yanıt verilir; bu, başkalarının hangi e-postaların kayıtlı olduğunu anlamasını engeller.

Ana ekran ve genel arama (mobil)

Giriş yaptıktan sonra mobilde gördüğünüz ana ekran, sahadaki işin başlangıç noktasıdır:

Üst bar: Sağ üstte bildirim zili (okunmamış bildirim sayısı bir rozetle gösterilir) ve profil düğmesi bulunur.
Saha arama kutusu: Ana ekrandaki sahalarınızı hızla süzmek için kullanılır.
Genel arama: Saha arama kutusunun yanındaki arama düğmesiyle açılan ekrandır. En az 2 harf yazınca görevler, kalite kayıtları ve dökümanlar içinde arama yapar; sonuca dokununca ilgili göreve, türbinin kalite sekmesine ya da dökümana gider.
Hızlı erişimler: Puantaj ve satın alma talebi gibi sık kullanılan ekranlara kısayollar.
Sahalar listesi: Erişiminiz olan sahalar kart olarak listelenir; karta dokununca sahanın detayına girersiniz.
Son görüntülenen dökümanlar: İndirilmiş (çevrimdışı erişilebilir) dökümanlar bir onay işaretiyle belirtilir.

Yeni kurulan organizasyonlarda ana ekranda bir başlangıç adımları kartı çıkar (logo ekleme, ekip kurma, saha ve türbin oluşturma); bu adımlar tamamlandıkça işaretlenir.

Roller ve yetkiler

Hesabınızın rolü, hem mobilde hem webde neleri görüp yapabileceğinizi belirler. TurbineDoc’ta yedi rol vardır (parantez içindeki etiketler arayüzde görünen Türkçe karşılıklardır):

ADMIN (Yönetici): Organizasyonun tam yetkili kullanıcısıdır. Kullanıcıları davet eder/yönetir, tüm modüllere ve ayarlara erişir. Kullanıcı yönetimi yalnızca bu rolün (ve organizasyonun verdiği özel izinlerin) işidir; genelde web portaldan yürütülür.
PROJECT_MANAGER (Proje Müdürü): En geniş yetkili saha yöneticisidir. Saha oluşturma/güncelleme/silme, görev oluşturma ve onaylama, planlama, ekipman/araç yönetimi, puantaj onayı ve dışa aktarma, satın alma ve avans onayları, hakediş ve rapor görüntüleme gibi yönetim işlerini yapabilir.
SITE_MANAGER (Saha Müdürü): Saha düzeyinde yöneticidir. Saha oluşturma/güncelleme/silme, görev yönetimi ve onayı, planlama, puantaj onayı, rapor görüntüleme gibi işleri yapar; bazı parasal/finansal onaylar Proje Müdürüne aittir.
HSE (İSG): İş sağlığı ve güvenliği sorumlusudur. Saha güncelleme, görev yönetimi, planlama onayı ve personel talebi onayı gibi işleri yapabilir; hakediş gibi bazı ticari listeleri görüntüleyebilir.
TEAM_LEADER (Takım Lideri): Saha ekibini yöneten kademedir. Görev oluşturma/güncelleme, personel talebi onayı ve operasyonel girişleri yapar.
TECHNICIAN (Teknisyen): Sahada fiilen çalışan kişidir. Görevleri ilerletir (kalem/yorum/ek üzerinden), kendi puantajını ve taleplerini girer, araç km/muayene gibi saha girişlerini yapar. Görev oluşturma/onaylama gibi yönetim işleri varsayılan olarak ona açık değildir.
USER (Kullanıcı): En sınırlı taban roldür. Daha çok kendi verisiyle (kendi puantajı, kendi talebi, kendi evrakı) ilgili işlemleri yapar.

Önemli: Yukarıdaki yetkiler ürünün varsayılan dağılımıdır. Organizasyonunuz, belirli rollere ek izinler verebilir veya bazı izinleri kısabilir. Bir işlem size kapalıysa (düğme pasifse veya “yetkiniz yok” uyarısı çıkıyorsa) rolünüz ya da organizasyon ayarınız buna izin vermiyor demektir; yöneticinizle görüşün.

Çevrimdışı çalışma (offline-önce)

Rüzgâr sahalarında internet sık sık kesilir. TurbineDoc mobil uygulaması bu gerçeğe göre tasarlanmıştır:

Önce cihaza yazar: Bir görevi güncellediğinizde, kayıt eklediğinizde ya da bir veriyi değiştirdiğinizde, işlem önce telefonun içindeki veritabanına kaydedilir. Ekran anında güncellenir; sunucudan yanıt beklemezsiniz.
İnternet varsa hemen gönderir: Bağlantı varken kayıt arka planda sunucuya iletilir.
İnternet yoksa kuyruğa alır: Bağlantı yokken işlem telefonda bir bekleyen kayıt kuyruğunda tutulur. Bağlantı geri geldiğinde sıradaki kayıtlar otomatik olarak sunucuya gönderilir; ayrıca uygulama belli aralıklarla bekleyen kayıtları göndermeyi dener.
Giriş çevrimdışı yapılamaz: Yaptığınız işler çevrimdışı kaydedilse de, ilk giriş ve davet/şifre işlemleri sunucuya erişim gerektirir. Sahaya inmeden önce en az bir kez çevrimiçi giriş yapmış olmanız gerekir.

Web portal ise ofiste internet bulunduğu varsayımıyla çalışır; çevrimdışıyken giriş yapılamaz ve veriler güncellenmez.

İpuçları ve sık sorulanlar

Çevrimdışı göstergesini izleyin. Giriş ekranındaki Çevrimdışı uyarısını görüyorsanız, mobilde giriş yapamazsınız. Sahaya inmeden önce çevrimiçi giriş yaptığınızdan emin olun.
Sahada giriş yapamıyorum. Giriş için internet ve sunucu erişimi şarttır. Bağlantı sorunluysa giriş düğmesi pasif kalır; bağlantı düzeldiğinde tekrar deneyin.
Davet bağlantısı çalışmıyor. Bağlantı eksik/bozuksa (“geçersiz davet” uyarısı) ya da süresi geçmişse yöneticinizden yeni davet isteyin.
Şifre kabul edilmiyor. Şifre kuralları katıdır: en az 8 karakter ve büyük harf, küçük harf, rakam ve özel karakter içermelidir. Davet/sıfırlama ekranındaki canlı işaretler tüm kuralları yeşile çevirene kadar düzeltin.
Şirket kuramıyorum. Kendi organizasyonunuzu kurarken kurumsal e-posta gerekir; gmail/hotmail/outlook gibi kişisel adresler reddedilir.
Yaptığım kayıt ofiste görünmüyor. Çevrimdışı yapılmış olabilir. Telefon internete bağlandığında bekleyen kayıtlar sunucuya gider ve web portalda görünür; senkronizasyonun tamamlanmasını bekleyin.
Bazı düğmeler bende yok / pasif. Bu, rolünüzün veya organizasyon izninizin o işleme açık olmadığını gösterir. Örneğin görev oluşturma/onaylama genelde yönetici kademelerine, kullanıcı yönetimi Yönetici rolüne aittir.
Çok fazla hatalı giriş. Üst üste yanlış denemelerden sonra sistem geçici olarak bekletir; uyarıdaki süreyi bekleyip tekrar deneyin.
Mobil ve web aynı hesap mı? Evet. Aynı e-posta ve şifre her iki uygulamada da geçerlidir; saha işleri mobilden, yönetim işleri webden daha rahat yürür.