Organizasyon ve Üye Yönetimi

8 dk okuma · Bölüm 15/18

Ne işe yarar

Bu modül, kendi firmanızın (organizasyonunuzun) TurbineDoc içindeki kimliğini ve ekibini tek yerden yönetmenizi sağlar. Firma adınız, logonuz, paket/plan bilgileriniz ve en önemlisi ekibinizdeki kişiler burada toplanır. Sahadaki bir teknisyeni sisteme davet etmek, ofisteki bir koordinatöre yetki vermek veya işten ayrılan birini ekipten çıkarmak gibi işlerin tamamı bu ekrandan yürütülür.

Modül hem mobil uygulamada (sahadaki ekip ve gezici yöneticiler için “Organizasyon Yönetimi” ekranı) hem de web portalda (ofisteki yönetici için “Organizasyon” sayfası) bulunur. İkisi de aynı veriye bağlıdır: mobilde bir kişiyi davet ettiğinizde aynı kişi web portalda da görünür, web portalda bir rolü değiştirdiğinizde mobil tarafta da o rol geçerli olur. Aradaki fark kapsam ve konfordur: çok sayıda kişiyi tek seferde eklemek (toplu davet) ve ayrıntılı modül yetkilendirme matrisi yalnızca web portalda yapılır; sahada hızlı, tekil işlemler ise mobilde rahatça yapılır.

Bu modülü esas olarak yöneticiler kullanır. Üye davet etme, rol atama ve üye çıkarma gibi işlemler için Yönetici (ADMIN), Proje Müdürü (PROJECT_MANAGER), Saha Müdürü (SITE_MANAGER) veya İSG (HSE) rolünde olmanız gerekir. Bu yetkiye sahip olmayan bir kullanıcı ekranı görüntüleyebilir ama davet/rol/çıkarma düğmelerini göremez.

Önemli sınır: Bu modül yalnızca kendi organizasyonunuzu yönetir. Burada gördüğünüz her şey sizin firmanıza aittir; başka firmaların verisi size hiçbir zaman görünmez ve buradan başka firmalar yönetilmez.

Temel kavramlar

  • Organizasyon: Sizin firmanız. Adı, e-postası, telefonu, logosu ve paketi bu kayıtta tutulur. Tüm saha, türbin, görev ve kullanıcılarınız bu organizasyona bağlıdır.
  • Üye: Organizasyonunuza dahil olan kullanıcı. Web portalda üyeler iki grupta gösterilir: davetini kabul edip hesabını doğrulamış aktif üyeler ve henüz katılmamış bekleyen davetler.
  • Rol: Bir üyenin ne yapabileceğini belirleyen yetki seviyesi. Roller: Yönetici (ADMIN), Proje Müdürü (PROJECT_MANAGER), Saha Müdürü (SITE_MANAGER), İSG (HSE), Takım Lideri (TEAM_LEADER), Teknisyen (TECHNICIAN) ve Kullanıcı (USER).
  • Davet: Bir kişiyi e-posta adresiyle ekibe çağırma işlemi. Davet edilen kişi henüz kayıtlı değilse adına bekleyen bir hesap oluşturulur ve e-posta ile davet bağlantısı gönderilir; kişi bağlantıdan şifresini belirleyip katılınca üye “aktif” olur.
  • Toplu davet: CSV veya Excel (XLSX) dosyasıyla birçok kişiyi tek seferde davet etme. Sadece web portalda vardır.
  • Bekleyen davet: Davet gönderilmiş ama henüz kabul edilmemiş kayıt. Web portalda ayrı bir “Bekleyen Davetler” listesinde sarı renkle gösterilir; gerekirse iptal edilebilir.
  • Paket / Plan: Organizasyonunuzun aboneliği. Plan; kaç saha, kaç türbin, kaç kullanıcı ve ne kadar depolama hakkınız olduğunu ve logo/rapor gibi bazı özelliklerin açık olup olmadığını belirler. Plan rozeti hem mobilde hem webde firma adının yanında görünür.
  • Kullanım istatistikleri: Kullanıcı, saha, türbin ve depolama tüketiminizin limitlerine göre durumu. Hem mobilde hem webde kartlar ve dolum çubukları olarak gösterilir.
  • Logo: Firma logonuz. Yüklemek için Pro/üst paket gerekir; mobil bu kuralı açıkça uyarıyla belirtir.
  • Modül yetkilendirme matrisi: Hangi rolün hangi modülü (Sahalar, Görevler, Planlama, Araç Filosu, Raporlar vb.) görebileceğini rol bazında açıp kapatmanızı sağlayan tablo. Sadece web portalda ve sadece yönetici yetkisi olanlarda bulunur.

Adım adım kullanım

Davet, rol değiştirme ve üye çıkarma işlemleri yetki gerektirir. Aşağıdaki adımlardaki düğme ve seçenekleri görmüyorsanız büyük olasılıkla yönetici yetkiniz yoktur; bu durumda firmanızın bir yöneticisiyle görüşün.

Mobilde (saha)

Mobil uygulamada bu ekran “Organizasyon Yönetimi” başlığıyla açılır. Üstte firma kartı (logo, ad, plan rozeti), altında kullanım istatistikleri ve en altta üye listesi yer alır.

Tek bir kişiyi davet etme

  1. Üye listesinin başlığındaki “Üye Ekle” bağlantısına dokunun (bu bağlantı yalnızca yetkiniz varsa görünür).
  2. Açılan pencerede davet edeceğiniz kişinin e-posta adresini yazın.
  3. Atayacağınız rolü seçin. Burada size yalnızca atamaya yetkili olduğunuz roller listelenir; örneğin Takım Lideri veya İSG rolündeyseniz sadece Teknisyen davet edebilirsiniz.
  4. Gönder’e dokunun. Başarılı olursa onay mesajı görünür ve liste yenilenir. Davet edilen kişiye e-posta gider.

Bir üyenin rolünü değiştirme veya üyeyi çıkarma

  1. Listeden ilgili üyeye dokunun (veya basılı tutun). Yönetici (ADMIN) rolündeki üyeler korumalıdır; onların satırı bu menüyü açmaz.
  2. Açılan seçeneklerden “Rolü Düzenle” veya “Çıkar” seçeneğini seçin.
  3. Rolü düzenliyorsanız yeni rolü seçip güncelleyin; çıkarıyorsanız onay penceresini onaylayın.

Logo yükleme

  1. Firma kartındaki logo alanına dokunun (yalnızca Yönetici veya Proje Müdürü için aktiftir).
  2. Paketiniz Pro veya üzeri değilse uygulama sizi paket yükseltmeye yönlendirir.
  3. Uygun pakette galeriden bir kare görsel seçin; yüklenince logo görünür. Logoyu kaldırmak için logo alanına basılı tutun ve onaylayın.

Paketi görüntüleme

  • Firma kartındaki plan rozetinin yanındaki “Paketleri Gör” bağlantısı sizi abonelik ekranına götürür (Yönetici ve Proje Müdürü için görünür).

Çevrimdışı not: Mobil uygulama saha koşullarında çalışacak şekilde tasarlanmıştır, ancak davet/rol/çıkarma gibi üye işlemleri ile logo yükleme çevrimiçi bağlantı gerektirir, çünkü doğrudan sunucuya yazılır ve e-posta gönderir. Bağlantı yoksa işlem hata verir; sahadayken bağlantı zayıfsa bu işlemleri kapsama girdiğinizde tekrar deneyin. Ekran bağlantı kopukluğunda sizi geri atmaz; “tekrar dene” seçeneğiyle yeniden yükleyebilirsiniz.

Web portalda (ofis)

Web portalda sol menüden Organizasyon sayfasını açın. Sayfanın üstünde firma başlığı (logo, ad, plan rozeti, e-posta/telefon) ve altında iki sekme bulunur: Genel Bakış ve (yetkiniz varsa) Modül Yetkilendirme.

Genel Bakış sekmesi

  • Üstte kullanım istatistikleri (Üyeler, Sahalar, Türbinler, Depolama) limitleriyle birlikte dolum çubukları olarak gösterilir.
  • Altta Üyeler listesi (aktif üye sayısıyla) ve gerekiyorsa Bekleyen Davetler listesi yer alır.

Tek bir kişiyi davet etme

  1. Üyeler başlığının sağındaki “Üye Davet Et” düğmesine tıklayın.
  2. Açılan pencerede kişinin e-posta adresini girin ve rolünü seçin (varsayılan: Kullanıcı).
  3. Daveti gönderin. Kişi henüz kayıtlı değilse adına bekleyen bir kayıt oluşturulur, e-posta ile davet gider ve kişi Bekleyen Davetler listesinde görünür.

Çok sayıda kişiyi davet etme (toplu davet)

  1. Üyeler başlığının yanındaki “Toplu Davet” bağlantısına tıklayın; toplu davet sayfası açılır.
  2. İsterseniz önce örnek şablonu indirin: sayfanın sağ üstündeki Excel İndir veya CSV İndir düğmeleriyle Name, Surname, Email başlıklı bir şablon iner. Bu üç sütunu doldurun.
  3. Hazırladığınız CSV veya XLSX dosyasını yükleme alanına sürükleyip bırakın ya da alana tıklayıp seçin.
  4. Sağdaki ayarlardan, bu dosyadaki herkese atanacak rolü seçin (varsayılan: Teknisyen).
  5. “Davetleri Gönder” düğmesine tıklayın.
  6. İşlem bitince ekranda bir özet çıkar: toplam satır, davet edilen, atlanan ve hatalı sayıları. Altındaki tabloda her e-posta için durum (davet edildi / atlandı / hata) ve gerekçe satır satır listelenir. Zaten ekli olan veya hatalı satırlar atlanır; doğru satırlar davet edilir.

Bir üyenin rolünü değiştirme

  1. Genel Bakış sekmesinde ilgili üyenin satırındaki rol açılır listesinden yeni rolü seçin. Değişiklik anında uygulanır.
  2. Kendi satırınızda ve Yönetici (ADMIN) üyelerin satırlarında bu liste düzenlenemez; korunurlar.

Üyeyi çıkarma veya bekleyen daveti iptal etme

  1. Üyeyi çıkarmak için satırın sağındaki çöp kutusu simgesine tıklayın ve onaylayın.
  2. Bekleyen Davetler listesindeki bir daveti iptal etmek için o satırdaki çöp kutusu simgesini kullanın.

Logo yükleme

  • Sayfanın üstündeki logo alanına tıklayıp PNG, JPEG veya WebP bir görsel (en fazla 5 MB) yükleyin. Bu işlem yalnızca yöneticiler içindir.

Modül Yetkilendirme sekmesi (yalnızca yöneticiler)

  1. Modül Yetkilendirme sekmesine geçin. İlk açılışta kısa bir tanıtım turu başlar; daha sonra ? düğmesiyle tekrar başlatabilirsiniz.
  2. Sayfanın altındaki matris tablosunda satırlar modülleri (Sahalar, Görevler, Planlama, Çalışan Evrakları, Araç Filosu, İş Gücü, Ekipman, Mesai, Talepler, Raporlar vb.), sütunlar ise rolleri gösterir.
  3. İlgili hücreye tıklayarak o rolün o modülü görmesini açın veya kapatın. Yönetici (ADMIN) sütunu daima açıktır ve değiştirilemez; her zaman tüm modüllere erişir.
  4. Değişiklikleri yapınca Kaydet’e tıklayın. Kayıttan sonra menüler ve erişimler ilgili kullanıcılarda anında güncellenir.

İpuçları ve sık sorulanlar

  • Davet etmek yerine eklemiyorum, neden? TurbineDoc’a kişi eklemenin yolu davettir. Kayıtlı olmayan bir e-postaya davet gönderince adına bekleyen hesap açılır ve e-posta gider; kişi bağlantıdan şifresini belirleyip katılınca aktif üye olur. O ana kadar Bekleyen Davetler listesinde kalır.
  • “Bu kullanıcı zaten organizasyonunuzda ekli” / “başka bir organizasyonda kayıtlı” uyarıları: Aynı e-posta zaten sizde varsa tekrar davet edemezsiniz. E-posta başka bir firmaya bağlıysa o kişi önce oradan ayrılmalıdır. Arşivlenmiş (silinmiş) bir hesaba ait e-posta için sistem yöneticinizden hesabın geri alınmasını isteyin.
  • Hangi rolleri atayabilirim? Atayabileceğiniz roller kendi rolünüze bağlıdır. Örneğin mobilde Saha Müdürü, Proje Müdürü ve Saha Müdürü rollerini atayamaz; Takım Lideri ve İSG yalnızca Teknisyen davet edebilir. Listede yalnızca atamaya yetkili olduğunuz roller görünür.
  • Yönetici (ADMIN) üyeleri neden düzenleyemiyorum? Yöneticiler kazara yetki kaybını önlemek için korumalıdır; rolleri başka yöneticiler tarafından bu ekrandan değiştirilemez veya çıkarılamaz. Birden çok yöneticiniz varsa her biri korunur.
  • Toplu davette dosya biçimi: Şablonu kullanın; sütun başlıkları Name, Surname, Email olmalıdır (Türkçe başlıklar da kabul edilir). Yalnızca CSV ve XLSX/XLS dosyaları desteklenir. Yüklemeden sonra her zaman özet ve detay tablosunu kontrol edin: “atlandı” satırları çoğunlukla zaten ekli kişilerdir, “hata” satırlarında gerekçe yazar.
  • Logo yüklenmiyor: Logo özelliği Pro ve üzeri paketlerde açıktır. Mobil uygulama paketiniz uygun değilse sizi paket yükseltmeye yönlendirir. Dosya en fazla 5 MB ve PNG/JPEG/WebP olmalıdır.
  • Kullanıcı limitine ulaştım: Davet sırasında “Kullanıcı limitine ulaşıldı” uyarısı görürseniz mevcut paketinizin kullanıcı kotası dolmuştur. Bir üyeyi çıkararak yer açabilir veya paketinizi yükseltebilirsiniz. Kullanım kartlarındaki dolum çubukları limite ne kadar yaklaştığınızı gösterir.
  • Saha ile ofis aynı veriyi görür: Mobilde yaptığınız bir davet veya rol değişikliği web portalda, web portalda yaptığınız değişiklik mobilde anında geçerlidir. İki taraf tek organizasyon kaydını paylaşır.
  • Çevrimdışıyken üye işlemleri: Üye davet/rol/çıkarma ve logo işlemleri sunucuya doğrudan yazıldığı için bağlantı gerektirir. Sahada bağlantı yoksa bu işlemler beklemez; bağlantı gelince ekranı yenileyip tekrar deneyin. Görüntüleme tarafında ekran sizi geri atmaz, “tekrar dene” ile yeniden yükleyebilirsiniz.
  • Modül yetkilendirme nerede? Hangi rolün hangi modülü göreceğini ayarlayan matris yalnızca web portalda ve yalnızca yönetici yetkisi olanlarda bulunur. Bir rolün bir modülü hiç görmemesini istiyorsanız oradaki ilgili hücreyi kapatıp kaydedin.