Hakediş, Konaklama ve Maliyet

Ne işe yarar

Bu bölüm, sahada yapılan işin parasal tarafını toparlar: müşteriye kesilecek hakedişler, ekibin kaldığı otel/konaklama faturaları, ofisin gördüğü birleşik maliyet raporu ve çalışanlara ödenen avans/harcırah akışı. Saha ekibi işi yapar; bu modül o işin belge, fatura ve ödeme tarafını ofiste yönetilebilir hale getirir. Ağırlıklı olarak ofis/yönetici tarafı bir modüldür — kayıtların büyük kısmı web portalda tutulur.

Hakediş tarafı şöyle çalışır: bir saha veya türbin için hak edilen işin Excel dökümü ve sonrasında fatura belgesi web portalda bir hakediş kaydına eklenir. Hakediş, bir durum çizgisinde ilerler (Teslim edildi → Belge yüklendi → Kesildi → Arşivlendi). Bir saha “Teslim edildi” durumuna geçtiğinde sistem ilgili saha için bir hakediş kaydını otomatik açabilir ve ofis (Yönetici / Proje Müdürü) bildirim alır.

Konaklama tarafında, sahalarda görev yapan ekibin kaldığı oteller bir kez tanımlanır, sahalara atanır ve her dönem için otel faturaları girilip “Ödendi/Bekliyor” olarak işaretlenir. Maliyet Raporu ise bu konaklama faturalarını, onaylanmış satın alma taleplerinin maliyetiyle birleştirip seçtiğiniz tarih aralığı ve saha için tek bir toplam çıkarır — hem web portalda hem mobil uygulamada görülebilir.

Avans/harcırah ise puantaj (çalışılan gün) onaylarına bağlıdır: çalışan onaylanmış günleri üzerinden avans talebi açar, talep Proje Müdürü ve finans onayından geçer, finans onaylı talepleri Excel listesi olarak dışa aktarır ve ödenince “Ödendi” olarak kapatır. Bu akış Puantaj ekranındaki Avanslar sekmesi üzerinden yürür.

Temel kavramlar

• Hakediş: Bir sahaya/türbine ait, müşteriye fatura edilecek iş kaydı. İçinde bir Excel dökümü ve bir fatura belgesi, bir dönem bilgisi ve durumu tutar.
• Hakediş durumları: Teslim edildi (TESLIM_EDILDI), Belge yüklendi (BELGE_YUKLENDI), Kesildi (KESILDI), Arşivlendi (ARSIVLENDI). Excel yüklenince kayıt otomatik “Belge yüklendi”ye, fatura yüklenince “Kesildi”ye geçer.
• Dönem (period): Hakedişin veya konaklama faturasının ait olduğu zaman dilimi (serbest metin; örneğin ay/hafta bilgisi). Listede filtre olarak kullanılır.
• Konaklama (otel): Adı ve adresi olan bir konaklama kaydı. Harita bağlantısı otel adı ve adresinden otomatik üretilir, elle girilmez.
• Saha ataması: Bir otelin bir sahaya bağlanması. Atanan oteller puantaj/konaklama akışında o sahanın seçenekleri olarak çıkar.
• Konaklama faturası: Bir otele ait, dönem (başlangıç–bitiş), tutar ve para birimi taşıyan kayıt. Ödendi/Bekliyor olarak işaretlenir, isteğe bağlı PDF eklenir.
• Maliyet Raporu: Seçilen tarih aralığı ve saha için konaklama faturaları + onaylı satın alma talepleri toplamını gösteren birleşik rapor.
• Avans/Harcırah: Çalışanın onaylanmış puantaj günleri üzerinden hesaplanan, yemek ve saha (harcırah) kalemlerinden oluşan ödeme talebi.
• Avans durumları: PM onayı bekliyor (PENDING_PM) → Finans onayı bekliyor (PENDING_FINANCE) → Onaylandı (APPROVED) → Dışa aktarıldı (EXPORTED) → Ödendi (PAID); ayrıca Reddedildi (REJECTED).
• Avans batch’i (toplu liste): Finansın onaylı talepleri tek seferde indirdiği Excel listesi. Ödeme yapılınca “Ödendi” olarak kapatılır.
• Ofis/yönetici rolleri: Hakediş oluşturma, durum değiştirme, belge/fatura yükleme ve otel/fatura yönetimi Yönetici (ADMIN) ve Proje Müdürü (PROJECT_MANAGER) rollerindedir. Maliyet Raporu’na ayrıca Saha Müdürü (SITE_MANAGER) ulaşabilir. Hakediş silme yalnızca Yönetici’dedir.

Adım adım kullanım

Web portalda (ofis) — Hakediş oluşturma ve takibi

1. Sol menüden Hakediş sayfasını açın. Listede her satırda saha, proje kodu, türbin, teslim eden, tarih, dönem ve durum görünür.
2. Üstteki durum filtreleri (Tümü / Teslim edildi / Belge yüklendi / Kesildi / Arşivlendi), arama kutusu ve (birden çok varsa) saha ve dönem açılır menüleriyle listeyi daraltın. Aktif filtreleri Filtreleri temizle ile sıfırlayabilirsiniz.
3. Yeni kayıt için Yeni (Yönetici / Proje Müdürü) butonuna basın. Açılan pencerede:
   • Saha seçin (zorunlu).
   • İsterseniz Türbin seçin (yalnızca o sahanın teslim edilmiş türbinleri listelenir; isteğe bağlı).
   • İsterseniz Dönem ve Notlar girin.
   • Oluştur’a basın. Kayıt “Teslim edildi” durumunda açılır ve ofis kullanıcılarına bildirim gider.
4. Bir kaydın detayına girmek için satıra tıklayın. Detay sayfasında:
   • Durum işlemleri bölümünden kaydı Belge yüklendi, Kesildi veya Arşivle durumlarına ilerletin.
   • Excel bölümünden hak ediş dökümünü yükleyin (.xlsx, .xls, .csv). İlk Excel yüklendiğinde kayıt otomatik “Belge yüklendi”ye geçer. Yüklü dosyayı İndir ile alabilir, Değiştir ile güncelleyebilirsiniz.
   • Fatura bölümünden fatura numarasını girip fatura belgesini yükleyin (.pdf, .xlsx, .xls, .jpg, .png). Fatura yüklenince kayıt Kesildi durumuna geçer.
   • Notlar bölümüne açıklama yazıp Kaydet ile saklayın.
5. Bir kaydı tamamen kaldırmak gerekirse (yalnızca Yönetici) detay sayfasındaki çöp kutusu simgesiyle silin; onay istenir.

Not: Hakediş sayfasındaki “import” ve “report” alt adresleri ayrı ekran değildir; içe aktarma (Excel) ve fatura işlemleri doğrudan ilgili hakediş kaydının detayında yapılır.

Web portalda (ofis) — Konaklama (oteller ve faturalar)

1. Sol menüden Konaklama sayfasını açın. Üç sekme vardır: Oteller, Saha Atamaları, Faturalar.
2. Oteller sekmesinde:
   • Otel Ekle ile tek tek otel tanımlayın (otel adı, adres, notlar). Harita bağlantısı otomatik üretilir.
   • Çok sayıda otel için Excel’den içe aktar ile şablon indirip doldurun ve yükleyin. İçe aktarma önce bir önizleme gösterir; eksik alanı olan satırlar işaretlenir, geçerli satırlar parçalar hâlinde aktarılır.
   • Yanlış aktarılan kayıtları toplu silme ile geri alabilirsiniz.
   • Arama, saha ve “atanmış/atanmamış” filtreleriyle listeyi daraltabilirsiniz.
3. Saha Atamaları sekmesinde bir oteli bir sahaya bağlayın. Sahanın bulunduğu il ile adresi eşleşen oteller listenin üstüne alınır, böylece doğru oteli kolayca seçersiniz.
4. Faturalar sekmesinde:
   • Fatura ekle ile otel, dönem (başlangıç–bitiş), tutar ve para birimi girin; isterseniz fatura PDF’ini ekleyin.
   • Her faturayı tek dokunuşla Ödendi/Bekliyor olarak işaretleyin.
   • Tarih, otel, saha ve ödeme durumu filtreleriyle özet (toplam / ödenen / ödenmemiş / adet) görün.

Web portalda (ofis) — Maliyet Raporu

1. Sol menüden Maliyet Raporu sayfasını açın.
2. Başlangıç ve Bitiş tarihlerini seçin (varsayılan: içinde bulunulan ay), isterseniz bir Saha seçin.
3. Raporu Getir’e basın. Sistem aynı anda iki veriyi çeker: onaylı satın alma talepleri ve konaklama faturaları.
4. Sonuçta üç özet kartı görürsünüz — Satın Alma, Konaklama ve Toplam Maliyet — ardından saha bazlı satın alma maliyetleri ve konaklama fatura özeti tabloları ve en altta Genel Toplam Maliyet satırı gelir.
5. Bu rapora Yönetici, Proje Müdürü ve Saha Müdürü rolleri ulaşabilir.

Mobilde (saha) — Maliyet Raporu

1. Uygulamada Maliyet Raporu ekranını açın (yalnızca rapor görme yetkisi olan yönetici rolleri görür).
2. Dönem için başlangıç ve bitiş tarihini takvimden seçin, isterseniz alttaki çiplerden bir Saha seçin (ya da Tüm Sahalar).
3. Raporu Oluştur’a basın. Ekran açıldığında o ayın raporu otomatik gelir.
4. Sonuçta Birleşik Maliyet Toplamı, Konaklama Faturaları (toplam / ödenen / ödenmemiş / fatura sayısı) ve Satın Alma Talepleri (onaylı toplam, talep sayısı ve sahaya göre dağılım) kartlarını görürsünüz. Para birimi sunucudan gelen değere göre gösterilir.

Mobildeki Maliyet Raporu okuma amaçlıdır: rapor verisi sunucudan çekilir. Otel, fatura ve hakediş kayıtları web portalda oluşturulup yönetilir.

Avans / Harcırah akışı (Puantaj > Avanslar)

1. Çalışan tarafı (mobil/web): Puantaj günleriniz onaylandıkça avans olarak talep edilebilir hale gelir. Önizlemede yemek ve saha (harcırah) kalemleri ve toplam gösterilir; bir not ekleyip avans talebi oluşturursunuz. Aynı anda yalnızca bir aktif talebiniz olabilir.
2. Proje Müdürü onayı: Talep önce “PM onayı bekliyor” kuyruğuna düşer; Proje Müdürü onaylar (gerekirse reddeder).
3. Finans onayı: Onaylanan talep “Finans onayı bekliyor” durumuna geçer; finans yetkisi olan kullanıcı onaylar veya reddeder.
4. Dışa aktarma: Finans, onaylı (APPROVED) talepleri Avansları dışa aktar ile tek bir Excel listesi (batch) olarak indirir; bu talepler “Dışa aktarıldı” durumuna geçer.
5. Ödeme kapatma: Banka ödemesi yapıldıktan sonra ilgili batch Ödendi olarak işaretlenir; içindeki talepler “Ödendi” durumuna geçer. Aynı batch ikinci kez ödenmiş işaretlenemez.

Bu akış Puantaj sayfasındaki Avanslar sekmesinden yürütülür; hangi butonların görüneceği (onayla / finans onayı / dışa aktar / ödendi) sahip olduğunuz yetkilere göre değişir.

İpuçları ve sık sorulanlar

• Çevrimdışı çalışma: Bu modül büyük ölçüde ofis/sunucu tarafıdır. Hakediş ve konaklama kayıtları, dosya yüklemeleri ve Maliyet Raporu çevrimiçi bağlantı ister. Sahada bağlantı koptuğunda bunlar bekler; mobildeki Maliyet Raporu da veriyi sunucudan çektiği için bağlantı yokken yüklenemeyebilir. Asıl çevrimdışı/saha verisi (puantaj, görevler vb.) kendi ekranlarında girilir ve bağlantı gelince eşitlenir.
• Excel önce “Belge yüklendi”, fatura “Kesildi” yapar: Hakediş kaydında ilk Excel yüklemesi durumu otomatik “Belge yüklendi”ye, fatura yüklemesi “Kesildi”ye taşır. Durumu elle de ilerletebilirsiniz; geriye doğru gitmek için Arşivle dışındaki işlemler tek yönlüdür.
• Fatura tutarı belgeden okunmaz: Fatura PDF’i yüklediğinizde sistem tutarı otomatik çıkarmaz. Muhasebe/cari tarafı için tutar ayrıca elle girilir; bu yüzden fatura numarasını doğru girmeye özen gösterin.
• Türbin listesi boş görünüyorsa: Hakediş oluştururken türbin seçimi yalnızca teslim edilmiş (DELIVERED) türbinleri gösterir. Sahada henüz teslim edilmiş türbin yoksa liste boş kalır; türbin alanı zaten isteğe bağlıdır, boş bırakabilirsiniz.
• Otel adresine ili yazın: Saha atamalarında ve otel listesinde “sahanın ili ile eşleşen oteller öne çıkar” mantığı çalışır. Adres alanına ilin adını yazarsanız doğru oteller en üstte listelenir.
• Farklı para birimleri toplanmaz: Konaklama faturaları farklı para birimlerinde olabilir; özet ve raporlarda farklı para birimleri ayrı gösterilir, birbirine eklenmez. Tek toplam görmek isterseniz aynı para biriminde girin.
• Yetki göremiyorsanız: “Yeni”, “Otel Ekle”, durum/fatura butonlarını yalnızca Yönetici ve Proje Müdürü görür. Hakediş silme yalnızca Yönetici’dedir. Maliyet Raporu’na ek olarak Saha Müdürü erişir. Buton görünmüyorsa rolünüz o işleme yetkili değildir.
• Avans, onaylı günlere bağlıdır: Avans önizlemesinde gün çıkmıyorsa puantaj günleriniz henüz onaylanmamış olabilir. Onaylanan günler bir sonraki talebe kendiliğinden eklenir; dönem sınırı yoktur. Aynı anda yalnızca bir aktif talebiniz olabilir.
• Ödenen batch tekrar ödenmez: Bir avans batch’i “Ödendi” işaretlendikten sonra tekrar ödenmiş yapılamaz; mükerrer ödemeye karşı koruma vardır. İndirdiğiniz Excel listesini saklayın, gerekirse batch listesinden yeniden indirebilirsiniz.